La digitalización de documentos ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan su información y documentos relevantes. Sin embargo, existen diversos mitos alrededor de esta transformación que pueden generar confusiones o incluso frenar a las compañías en adoptarla. En este artículo, analizaremos algunos de los mitos más frecuentes y te presentaremos las realidades detrás de ellos.
Mito 1: Digitalización de documentos es costosa
Este es uno de los principales equívocos que frena a muchas organizaciones. Si bien la digitalización puede implicar una inversión inicial en software, hardware y otros recursos, a mediano y largo plazo genera importantes ahorros.
Al eliminar los gastos asociados al almacenamiento físico, impresión, envío de documentos, y reducir los errores operativos, la digitalización tiene un claro retorno de la inversión. Además, las soluciones actuales son escalables, permitiendo comenzar de a poco e ir expandiendo a medida que crece la empresa.
Mito 2: la transición de la digitalización es demasiado complicada
Otro mito común es que migrar a la gestión digital de documentos es un proceso engorroso y complejo. Con las herramientas adecuadas y el apoyo de expertos, esta transición puede ser bastante simple y rápida.
El secreto está en elegir socios tecnológicos con experiencia y soluciones flexibles que se adapten al negocio, como Validate. De esta manera, se pueden configurar flujos de trabajo personalizados según las necesidades particulares. Además, la implementación se hace de forma gradual, aprendiendo sobre la marcha.
Mito 3: La digitalización compromete la seguridad
Muchos temen que al digitalizar documentos se pone en riesgo la seguridad de la información. Todo lo contrario, los sistemas actuales incorporan potentes funcionalidades para proteger los datos, incluyendo encriptación, respaldos en la nube, control de accesos, entre otros.
De hecho, en el formato papel los documentos son mucho más vulnerables a incidentes, desde derrames de líquidos y fuego hasta hurtos. Las soluciones de Validate garantizan los máximos estándares de seguridad para preservar la confidencialidad e integridad de la información.
Mito 4: la digitalización elimina puestos de trabajo
Un temor frecuente es que la digitalización provoque desempleo al automatizar tareas. Si bien pueden modificarse roles, también surgen nuevas oportunidades laborales asociadas a la tecnología, como gestión de información, análisis de datos y ciberseguridad.
En vez de eliminar empleos, la digitalización libera a los trabajadores de labores repetitivas para enfocarse en actividades de mayor valor que aprovechan al máximo sus habilidades humanas. Las empresas deben brindar capacitación para que sus equipos se adapten a la transformación.
Mito 5: la digitalización sólo sirve para grandes compañías
Muchos creen erróneamente que la digitalización es útil sólo para corporaciones. Las pymes también obtienen enormes beneficios al implementarla, optimizando procesos para competir de forma más eficiente. Las soluciones de Validate están diseñadas pensando en estos negocios.
La clave está en dar pasos graduales, comenzando con procesos puntuales y documentos esenciales. Las pymes flexibles que adopten tempranamente la digitalización tendrán una significativa ventaja competitiva en sus respectivas industrias.
La digitalización documental brinda múltiples beneficios, permitiendo a las empresas operar de forma ágil y segura. Al despejar los mitos frecuentes asociados a este proceso, las organizaciones pueden avanzar con confianza hacia una gestión más inteligente de la información.
Digitalización de documentos para tu empresa
Es vital que las empresas evolucionen para mantenerse competitivas y seguras. La configuración a medida, vinculación con la CAE, datos importados de ERP y controles para adjuntar archivos, son solo algunos de los aspectos técnicos que facilitan una transición sin problemas hacia una operativa digital avanzada. La firma digital genera transacciones seguras y promueve una mayor transparencia y confianza.
Asimismo, características como la geolocalización y campos desplegables personalizables permiten un seguimiento minucioso y una gestión de la información más eficiente. Además, las funciones como el control de incidencias y no conformidades, junto con una comunicación fluida a través de avisos por correo electrónico, mejoran enormemente la colaboración y la respuesta a los problemas emergentes.
Los formularios digitalizados ahora son más accesibles y fáciles de compartir gracias a herramientas como los links de acceso directo y botones para compartir, facilitando así una colaboración más ágil y efectiva. Además, los bloques diferenciados por color facilitan la navegación y el uso, lo que hace que la adopción de la digitalización sea una experiencia más intuitiva y menos abrumadora.
En última instancia, al desterrar los mitos que rodean a la digitalización documental y adoptar las innovadoras soluciones disponibles, las empresas no solo están dando un paso hacia el futuro, sino que están estableciendo una base sólida para una gestión exitosa y competitiva en su industria. Es tiempo de ver más allá de los mitos y reconocer las realidades auspiciosas que la digitalización puede aportar a empresas de todos los tamaños y sectores.
