La Coordinación de Actividades Empresariales, es decir la CAE, nace como respuesta a la necesidad fundamental de conocer y controlar los distintos trabajos que pueden concurrir en un mismo centro de trabajo realizado por distintas contratas y subcontratas.
Su objetivo principal es garantizar la eficacia preventiva tanto a sus trabajadores como a la subcontrata que realiza su actividad en el centro de trabajo.
La normativa que define la CAE y que explica el procedimiento que deben llevar las empresas a cabo para cumplir es el Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
En la actualidad, la CAE es una actividad que todas las empresas deben conocer y que deben integrar en la gestión de la prevención de riesgos laborales para cumplir con la Ley.
Todo empresario debe conocer los riesgos que pueden ocasionar los trabajos de una empresa externa en su centro de trabajo y realizar las actividades necesarias para asegurar que la empresa externa y el personal que realizan los trabajos, cumplen con las obligaciones que la ley marca (información, formación, Epis…). Tenemos claro, por tanto, que todas las empresas deben conocer la CAE, y que ponerla en práctica es obligatorio.
Hasta ahora, la coordinación conllevaba una gestión documental en papel que implicaba una cantidad de documentación difícil de gestionar, registrar y almacenar de manera eficaz.
Gracias a la evolución tecnológica y la digitalización, se ha producido un cambio importante a la hora de la gestión de la prevención. Esta digitalización nos permite buscar y disponer de cualquier documento de manera inmediata. De esa forma ahorramos tiempo y documentación irrelevante lo que se traduce en una mejora de nuestra eficiencia laboral.
Debido a esta evolución tecnológica se ha logrado una automatización de la CAE permitiéndonos realizar un trabajo más sencillo y controlado, reduciendo el tiempo de gestión y las búsquedas de archivos. La solicitud de toda esta información a través de un gestor documental nos garantizar un mantenimiento y actualización de la documentación en todo momento.
Este proceso de automatización se consigue gracias a un software informático como, por ejemplo, VALIDATE que actúa como gestor documental. Éste recoge los documentos que cada centro requiere de las empresas y lo almacena actualizado y revisado para garantizar un acceso correcto a los centros de trabajo.
Este gestor documental solicita la documentación inicial a una empresa cuando el centro requiere un trabajo. Usamos el software para que la empresa mantenga actualizada la documentación y así, cuando haya un trabajo que requiera su acceso, que toda esa documentación esté revisada, actualizada y ordenada.
Debemos plantearnos la inversión en tiempo y recursos que supone tener una o varias personas para llevar a cabo la gestión documental administrativa de la CAE en la empresa. Si estimamos este tiempo, nos lleva a tener que realizar un gasto económico importante que puede minimizarse gracias a la externalización del servicio a través de la digitalización y automatización de la CAE realizada por empresas especializadas en dar este servicio a la empresa, como es el caso de Validate.
El objetivo final es ayudar a disminuir este tiempo que actualmente las empresas y sus técnicos de prevención tienen que invertir para gestionar la documentación de la CAE. La externalización de esta gestión permitirá que puedan dedicarse al resto de actividades preventivas, no administrativas, que conlleva su puesto y que tan importantes son para la vigilancia y control de la salud de los trabajadores.
Beatriz García Piudo
-Diplomada en Relaciones Laborales
-Master en Prevención de Riesgos Laborales.
