Una de las dudas más frecuentes en prevención es: ¿qué documentación es obligatoria en la coordinación de actividades empresariales (CAE)?
La respuesta no es tan sencilla como parece. La normativa exige que exista coordinación, intercambio de información y control documental, pero no establece un listado oficial y cerrado de documentos obligatorios.
En la práctica, cada empresa define qué documentación solicita en función de la actividad, los riesgos y los criterios internos de seguridad. Aun así, hay documentos que se repiten de forma habitual y que se consideran imprescindibles en la mayoría de los procesos de CAE.
¿Existe un listado oficial de documentación obligatoria en la CAE?
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004 establecen la obligación de coordinar, pero no recogen un listado concreto de documentos.
Esto significa que:
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No hay una norma que diga “estos son los documentos obligatorios en todos los casos”.
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Cada empresa puede definir qué documentos solicita, siempre que guarden relación con la prevención y la seguridad.
La documentación exigida variará según el tipo de trabajo, los riesgos implicados y el sector de actividad.
Documentación más habitual en la CAE
Aunque no exista un listado único, sí hay una serie de documentos que las empresas suelen requerir casi siempre. Entre los más habituales encontramos:
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Evaluación de riesgos y planificación preventiva: identifica los peligros de la actividad y las medidas adoptadas.
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Certificados de aptitud médica: acredita que los trabajadores están aptos para realizar sus tareas.
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Formación en prevención de riesgos laborales (PRL): cursos acreditados y específicos para el puesto.
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Entrega y uso de EPIs: comprobación de que los trabajadores cuentan con los equipos de protección adecuados.
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Altas en la Seguridad Social / autónomos: para acreditar la situación laboral.
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Seguro de responsabilidad civil: cobertura ante posibles daños o accidentes.
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Documentación de empresa: estar al corriente de pago con Hacienda y Seguridad Social (certificados oficiales).
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Homologaciones o permisos sectoriales: en casos de actividades reguladas (trabajos eléctricos, espacios confinados, etc.).
*Estos documentos permiten demostrar que la empresa y sus trabajadores cumplen con la normativa básica en materia de prevención y seguridad laboral.
Factores que determinan qué documentación pedir
No todas las actividades requieren el mismo nivel de documentación. Algunos de los factores que condicionan qué solicitar son:
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El tipo de actividad: una reforma en altura no requiere lo mismo que una visita comercial.
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El nivel de riesgo: cuanto mayor sea el riesgo, más documentación será necesaria.
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La duración de los trabajos: trabajos puntuales pueden tener menos requisitos que contratos de larga duración.
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Normativa sectorial específica: en construcción, electricidad o industria química, los requisitos suelen ser más exigentes.
En definitiva: la documentación CAE debe adaptarse al riesgo real de la actividad.
Buenas prácticas en la gestión documental CAE
Para que la CAE sea eficaz y no una carga burocrática, conviene seguir estas recomendaciones:
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Solicitar solo la documentación realmente necesaria en función del riesgo.
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Establecer criterios claros y homogéneos en toda la organización.
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Evitar duplicidades que generen retrasos innecesarios.
Digitalizar la gestión documental, para centralizar archivos, automatizar avisos de caducidad y reducir errores.
La gestión documental CAE con Validate
En Validate ayudamos a las empresas a gestionar la documentación CAE de forma ágil, segura y centralizada. Nuestra plataforma permite:
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Subir y verificar documentación de contratas y subcontratas.
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Automatizar avisos de caducidad para mantener la información siempre actualizada.
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Reducir la carga administrativa asociada a la gestión manual.
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Garantizar trazabilidad y disponibilidad inmediata ante auditorías o inspecciones.
De esta forma, la documentación deja de ser un obstáculo y se convierte en un proceso controlado, eficiente y fácil de gestionar.
No existe un listado oficial y único de documentación obligatoria en la CAE, pero sí una serie de documentos recurrentes que suelen pedirse en la mayoría de actividades, relacionados con la formación, la aptitud, la seguridad y la situación administrativa de las empresas y trabajadores.
Definir bien qué documentación solicitar, adaptarla al nivel de riesgo y apoyarse en herramientas digitales es clave para garantizar un cumplimiento normativo sólido sin generar burocracia innecesaria.
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