Un software de gestión documental puede ser un aliado poderoso en este proceso. Estas soluciones permiten a las empresas digitalizar, clasificar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, facilitando el acceso a la información cuando y donde se necesite.
La digitalización de documentos, por ejemplo, ayuda a reducir el espacio físico necesario para almacenar papel, mientras que la clasificación y el almacenamiento digital pueden facilitar la búsqueda y recuperación de documentos. Además, estos sistemas suelen contar con medidas de seguridad para garantizar la integridad y confidencialidad de la información.
Gestión documental en el entorno CAE
En el contexto de la CAE, la gestión documental adquiere una importancia aún mayor. La coordinación de actividades empresariales implica el intercambio de una gran cantidad de documentación entre diferentes partes, incluyendo empleados, contratistas y subcontratistas.
Un sistema de gestión documental eficaz puede facilitar este intercambio, garantizar el cumplimiento de las normativas, mejorar la comunicación y reducir los riesgos asociados con la pérdida o el mal uso de la información.
¿Cuáles son los procesos de gestión de documentos?
Generalmente, la gestión de documentos implica varios procesos. Aunque puede variar dependiendo de las necesidades específicas de una organización o de la normativa que se siga, por lo general, los procesos incluyen:
- Creación: Generación de documentos necesarios para el funcionamiento de la organización.
- Captura: Ingreso de los documentos al sistema de gestión documental, que puede involucrar la digitalización de documentos físicos y la incorporación de documentos digitales.
- Clasificación: Categorización de los documentos de acuerdo a un sistema predefinido para facilitar su localización y gestión.
- Almacenamiento: Salvaguarda de los documentos de manera segura y eficiente, garantizando su accesibilidad.
- Recuperación: Localización y acceso a los documentos cuando se necesiten.
- Distribución: Entrega de documentos a las personas o sistemas que los necesiten.
- Retención: Definición y aplicación de políticas que determinan cuánto tiempo se deben mantener los documentos.
- Disposición: Eliminación o archivo de documentos que ya no son necesarios, de acuerdo a las políticas de retención y las regulaciones legales.
Estos procesos aseguran que los documentos estén disponibles y sean accesibles cuando se necesiten, al tiempo que se mantienen seguros y se gestionan de manera eficiente.
Gestión de documentos en Validate: una solución completa y personalizada
A través de Validate DIGITAL, la gestión de documentos se presenta como una solución integral y adaptada a las necesidades de cualquier empresa. A grandes rasgos incluye:
- Configuración a medida según las necesidades de cada empresa para que el sistema se adapte perfectamente a las demandas de cada organización.
- Vinculación con la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) para facilitar la gestión de documentos en este ámbito.
- Integración con ERP para permitir que los datos se puedan importar directamente desde un sistema de Planificación de Recursos Empresariales style=»font-weight: 400;»> (ERP). Esto agiliza el proceso de integración de la información
- Control para adjuntar archivos para facilitar la inclusión de documentos en el sistema.
- Firma digital probatoria para garantizar la autenticidad y la integridad de los documentos.
- Función de geolocalización para rastrear la ubicación de los documentos.
- Auditoría de firma para verificar la autenticidad de las mismas en los documentos.
- Link de acceso al formulario para tener un acceso fácil y rápido a los documentos.
