¿Cómo puede ayudar un software de gestión documental a una empresa?

Un software de gestión documental puede ser un aliado poderoso en este proceso. Estas soluciones permiten a las empresas digitalizar, clasificar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, facilitando el acceso a la información cuando y donde se necesite.

La digitalización de documentos, por ejemplo, ayuda a reducir el espacio físico necesario para almacenar papel, mientras que la clasificación y el almacenamiento digital pueden facilitar la búsqueda y recuperación de documentos. Además, estos sistemas suelen contar con medidas de seguridad para garantizar la integridad y confidencialidad de la información.

 

Gestión documental en el entorno CAE


En el contexto de la
CAE, la gestión documental adquiere una importancia aún mayor. La coordinación de actividades empresariales implica el intercambio de una gran cantidad de documentación entre diferentes partes, incluyendo empleados, contratistas y subcontratistas.

Un sistema de gestión documental eficaz puede facilitar este intercambio, garantizar el cumplimiento de las normativas, mejorar la comunicación y reducir los riesgos asociados con la pérdida o el mal uso de la información.

 

¿Cuáles son los procesos de gestión de documentos? 


Generalmente, la
gestión de documentos implica varios procesos. Aunque puede variar dependiendo de las necesidades específicas de una organización o de la normativa que se siga, por lo general, los procesos incluyen:

  • Creación: Generación de documentos necesarios para el funcionamiento de la organización.
  • Captura: Ingreso de los documentos al sistema de gestión documental, que puede involucrar la digitalización de documentos físicos y la incorporación de documentos digitales.
  • Clasificación: Categorización de los documentos de acuerdo a un sistema predefinido para facilitar su localización y gestión.
  • Almacenamiento: Salvaguarda de los documentos de manera segura y eficiente, garantizando su accesibilidad.
  • Recuperación: Localización y acceso a los documentos cuando se necesiten.
  • Distribución: Entrega de documentos a las personas o sistemas que los necesiten.
  • Retención: Definición y aplicación de políticas que determinan cuánto tiempo se deben mantener los documentos.
  • Disposición: Eliminación o archivo de documentos que ya no son necesarios, de acuerdo a las políticas de retención y las regulaciones legales.

Estos procesos aseguran que los documentos estén disponibles y sean accesibles cuando se necesiten, al tiempo que se mantienen seguros y se gestionan de manera eficiente.

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Gestión de documentos en Validate: una solución completa y personalizada 


A través de
Validate DIGITAL, la gestión de documentos se presenta como una solución integral y adaptada a las necesidades de cualquier empresa. A grandes rasgos incluye: 

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