Digitalización de Documentos
Mejora la calidad del trabajo
Permite a los miembros del equipo colaborar y compartir ideas para mejorar la calidad del trabajo y producir mejores resultados antes de cerrar el documento.
Facilita la auditoría
Facilita la auditoría de los documentos, lo que ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones y normas de la industria.
Más transparencia
Aumenta la transparencia de los procesos de trabajo y la gestión de documentos, lo que ayuda a mejorar la comunicación y la confianza entre los miembros del equipo y con los clientes.
¿Qué es el rastreo y control de cambios de documentos?
El rastreo y control de cambios de documentos es el seguimiento de los cambios realizados en los documentos antes de que se “cierre” esa edición.
El documento digital que hacemos en Validate DIGITAL es definitivo: una vez que se cierra no se vuelve a editar. La posibilidad de modificar, cambiar o revisar el documento existe hasta la finalización del mismo. En Validate es importante esta característica porque garantiza que el documento representa lo que realmente ha ocurrido en ese momento, sin posibilidad de modificar esa realidad.
La propuesta de nuestra empresa es que las empresas empiecen a digitalizar aquellos documentos que requieren la incorporación de datos estructurados, documentos adicionales, fotos o firmas de los responsables que intervienen en los distintos procesos, acciones o cambios del formulario.
¿Para qué sirve el rastreo y control de cambios y de documentos?
La finalidad de estas prácticas es garantizar la calidad y fiabilidad de los documentos en su empresa u organización, asegurándose de que la información sea precisa y actualizada en todo momento.
Rastreo y control de cambios y de documentos en Validate
En Validate, nos especializamos en la creación de documentos digitales que capturan de manera precisa y confiable todos los aspectos de un proceso, desde su inicio hasta su finalización. Nuestro sistema crea una «instantánea» o «foto» del proceso en un momento específico, garantizando que, una vez cerrado el documento, no se puedan realizar modificaciones o alteraciones de datos. Esto preserva la integridad y la realidad del proceso tal y como se ha llevado a cabo.
Al asegurar que el documento digital represente fielmente lo que realmente ha ocurrido en ese momento, eliminamos la posibilidad de manipular o modificar esa realidad posteriormente. Este enfoque garantiza la autenticidad, la transparencia y la trazabilidad de los documentos.
Además de proteger la integridad de los documentos, nuestra solución de digitalización también facilita la gestión, el almacenamiento y el acceso a la información de manera segura y eficiente. Al confiar en Validate DIGITAL, las empresas pueden estar seguras de que sus documentos digitales reflejarán de manera precisa y confiable los procesos que han tenido lugar, protegiendo su reputación y cumpliendo con las normativas y regulaciones aplicables.
En Validate, nos encargamos de llevar a cabo todos los procesos de digitalización y configuración del documento de acuerdo a las indicaciones del cliente. No es necesario que aprendas a manejar ningún software, ya que nos ocupamos de todo el proceso, permitiéndote centrarte en tu negocio.
Además, contamos con un horario extendido de atención al cliente, desde las 7 de la mañana hasta las 8 de la noche, garantizando una comunicación fluida y soporte constante.
