Digitalización de Documentos
Mayor control
Permite a las empresas tener un mayor control sobre la gestión de documentos y su estado, lo que mejora la eficiencia y precisión en la gestión de documentos.
Eficiencia
Otorga a los usuarios la posibilidad de acceder rápidamente a los documentos y ver su estado actualizado reduciendo el tiempo para buscar y acceder a los documentos.
Ahorro de tiempo y costos
Reduce la necesidad de realizar tareas manuales, optimizando los costos y ahorra tiempo en la realización de tareas.
¿Qué es el registro y actualización de documentos y estado?
El registro y actualización de documentos y estado es la creación y mantenimiento de una base de datos actualizada de los documentos que han sido digitalizados y su estado actual. Puede incluir la gestión de versiones de los documentos, que permite rastrear y documentar los cambios realizados a lo largo del tiempo.
Para implementar un sistema efectivo de registro y actualización de documentos y estado, se deben establecer protocolos claros para la captura y registro de datos, así como para la actualización de la información.
La implementación de un sistema de registro y actualización de documentos y estado puede mejorar significativamente la eficiencia en la gestión de documentos de su empresa u organización porque permite el acceso a información actualizada y precisa en todo momento. También puede reducir el riesgo de pérdida de documentos y la necesidad de duplicar el trabajo realizado en documentos ya digitalizados.
Registro y actualización de documentos y estado en Validate
Validate DIGITAL se encarga de transformar documentación basada en papel a un entorno digital, optimizando el flujo de trabajo y la eficiencia empresarial. Este proceso se da a través de la recopilación de datos, incorporación de fotos, firmas, y el anexo de documentos adicionales en un formato digital. Al mantener la apariencia visual de los documentos físicos empleados se facilita la adopción y adaptación al nuevo entorno digital.
Algunas de las características principales que ofrece Validate en el proceso de digitalización de documentos incluyen:
- Conversión de documentos y formularios en papel a formatos digitales interactivos y personalizables, manteniendo un diseño visual como el original
- Incorporación de campos de datos interactivos, como cuadros de texto, casillas de verificación, listas desplegables y campos para firmas y fotos, facilitando la recopilación de información de manera eficiente y organizada.
- Integración de sistemas de almacenamiento y gestión documental, permitiendo un acceso rápido, seguro y compartido a los documentos digitalizados.
- Opción de imprimir, compartir o almacenar los documentos y formularios digitalizados, facilitando la colaboración y la distribución de información entre empleados, clientes y proveedores.
- Capacidad de análisis y generación de informes a partir de los datos recopilados en los documentos y formularios digitalizados, lo que permite una mejor toma de decisiones y una comprensión más profunda de las operaciones comerciales.
El registro y actualización de documentos y estado es esencial en el mundo empresarial actual. Con características como la conversión de documentos y formularios, la incorporación de campos de datos interactivos, la integración con sistemas de almacenamiento y gestión documental, y la capacidad de análisis y generación de informes, Validate DIGITAL propone una solución completa para llevar a cabo el registro y actualización de documentos y estado de manera eficiente y efectiva.
